Nama : Dewi Khamala
Rizkiani
Kelas : 3EB19
NPM : 21212951
TUGAS BAHASA INDONESIA
2
A. Arti
dan Fungsi Surat
Secara umum
surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan
secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun
karena kedinasan. Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk
membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa
surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha. Apabila
terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka
kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.Surat-menyurat
adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan,
penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat
keluar.
Ø Fungsi
Surat
1.
Sebagai sarana komunikasi.
2.
Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan /
permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan.
3.
Sebagai alat bukti tertulis.
4.
Sebagai alat untuk mengingat.
5.
Sebagai bukti historis.
6.
Sebagai pedoman kerja.
Ø Jenis
Surat
Dilihat
dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkan atas 3 jenis, yaitu :
1. Surat
pribadi
2. Surat
dinas
3. Surat
niaga
1. Surat
Pribadi
ü Surat
yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.
ü Komunikasi
antara anak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman.
ü Digunakan
kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul.
2. Surat
Dinas
ü Segala
komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas
instansi.
ü Salah
satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan
administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan,
penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain
dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.
3. Surat
Niaga
ü Surat
yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga,
seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.
Macam-macam surat niaga :
a. Surat
penawaran
b. Surat
pengaduan
c. Surat
pesanan
d. Surat
pengiriman
e. Surat
pembayaran barang
f. Surat
penagihan, dan sebagainya.
B. Syarat-Syarat
Surat yang baik
Surat dikatakan baik yaitu
apabila dalam penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan
surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada
beberapa hal yang juga harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:
1. Jelas
Jelas disini berarti: tulisan
mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan
alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri
2. Benar
Benar disini berarti: isi dari
surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta
menggunakan kosa kata yang baku.
3. Sopan
Sopan disini berarti:
menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
4. Singkat/tidak
terlalu bertele-tele
Singkat disini bukan berarti
penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang
efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
5. Lengkap
Lengkap disini berarti: Maksud
dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
6. Menarik
Menarik disini bukan berarti
harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai.
Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak
dipandang dan dibaca.
C.
Bahasa Surat
Agar dapat dimengerti maksud dan tujuan surat secara jelas, harus
disusun dengan mengggunakan bahasa yang relatif singkat. Sebelum menulis surat
hendaknya dipertimbangkan sebaik mungkin, baik penyusunan kalimat, arti maupun
ketepatan penggunaan kata-kata. Hindari pemakaian kata-kata yang kurang tepat
serta jangan menyinggung perasaan orang yang dikirimi surat. Bahasa yang
digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik
tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimat.
Hal-hal yang
perlu diperhatikan dalam menggunakan bahasa surat adalah sebagai berikut.
·
Hindari kalimat yang penjang dan berbelit-belit
·
Gunakan kata-kata dan istilah yang sudah lazim dipai
·
Tempatkan tanda baca dengan tepat
·
Gunakan ejaan yang benar
·
Gunakan singkatan yang umum dipakai
Salah
satu syarat agar surat dikatakan baik kalau jelas dan sopan, hal itu akan dapat dicapai kalau kita
menggunakan bahasa praktis. Bahasa praktis, maksudnya adalah :
1
Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti asrtinya
oleh penulis surat
2
Penulis mampu menggunakan kata tersebut
3
Kata yang dipergunakan sederhana, umum, bukan kata daerah, asing,
dan lain-lain.
4
Selain sebuah keharusan mempergunakan bahasa praktis keberhasilan
suatu surat juga dipengaruhi oleh gaya bahasa.
Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat
dipengaruhi oleh dua factor yaitu :
a. Kedudukan penulis
surat terhadap yang dikirim surat.
b. Persoalan
yang akan dikemukakan di dalam surat, misalnya: intruksi, pemberitahuan, permohonan
dan sebagainnya.
D. Bagian-bagian
surat
1)
Kepala atau kop surat
Kepala
surat umumnya mencantumkan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:
a. Logo
atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi
b. Nama
lembaga
c. Alamat
lembaga
d. Nomor
telepon, teleks, faximile.
Khusus
untuk surat perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor
izin usaha.
Fungsi
kepala surat:
a. Mengetahui
nama dan alamat kantor lembaga
b. Menginformasikan
bidang usaha, jenis kegiatan
c. Alat
promosi.
2)
Nomor surat
Surat
resmi yang mewakili suatu organisasi, lembaga atau perusahaan pada umumnya menggunakan
nomor dan kode tertentu.
Penomoran
surat itu berguna untuk:
a. Memudahkan
pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila
diperlukan
b. Mengetahui
jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau
perusahaan
c. Memudahkan
pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
d. Penunjukkan
secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
Secara
umum rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan tahun
pembuatan surat. Nomor urut menggunakan angka Arab, kode bervariasi, bulan
dengan angka Romawi dan tahun ditulis utuh dan dapat
ditulis
dua angka belakangnya saja. Penempatan nomor surat disesuaikan degan bentuk dan
sistem penulisannya, yaitu:
a) Diletakkan
disebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal
b) Diletakkan
dibawah judul untuk surat berjudul
3)
Tanggal penulisan surat
Cara
penulisan tanggal untuk surat pribadi atau yang berasal dari perorangan,
tanggal sebaiknya didahului dengan penulisan alamat atau nama kota pengirim
surat. Sedangkan untuk kertas berkepala tidak perlu mencantumkan alamat atau
nama kota, karena hal itu sudah tercantum dalam kepala surat. Penulisan tanggal
selalu diikuti dengan nama bulan dan tahun.
4)
Lampiran yang disertakan
Pengiriman
surat yang disertai lampiran dokumen disebut dalam isi surat. Penulisannya
dibawah nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas.
Penulisan jumlah ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh.
5)
Hal atau perihal
Hal
atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok
dalam surat. Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa
hal teknik penulisan yang harus diperhatikan :
a. Hal
atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk
judul surat berjudul
b. Hal
ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas
ditulis dengan huruf kecil
c. Pada
akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat
6)
Alamat tujuan
Alamat
tujuan terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis disampul surat. Kedua,
alamat yang ditulis pada lembar kertas surat. Alamat yang ditulis pada sampul
biasanya harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak
selengkap alamat yang tertulis pada sampul. Hal-hal penting yang harus
diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan adalah:
a. Kata
kepada tidak wajib dipakai, karena mengandung unsur kemubaziran
b. Ungkapan
”Yang terhormat” atau singkatannya ”Yth.” dipakai untuk :
·
Menghormati orang atau pihak yang
dikirim surat. Misalnya atasan, teman, kolega atau relasi kerja.
·
Menghormati pihak yang dituju dalam
kedudukannya sebagai pejabat suatu lembaga, organisasi atau perusahaan.
Ungkapan ”Yang terhormat” atau ”Yth.” tidak perlu dipakai apabila alamat yang
dituju tidak menyebutkan nama atau jabatan seseorang.
c. Sebutan
”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya dipergunakan apabila diikuti nama orang.
Kata-kata sebutan tersebut tidak perlu digunakan apabila pihak yang dituju
adalah lembaga atau
jabatan tertentu.
Contoh
1)
Yth.
Direktur Astri Budi Luhur
Jalan
Cileduk Raya, Petukangan Utara
Jakarta
Selatan
Contoh
2)
Yth.
Ibu H. Siti Aisyiah, S.H.
Wakil
Ketua Pimpinan Pusat Aisyiah
Jalan
Menteng Raya No. 62
Jakarta
Pusat
Contoh
3)
PT
Global Sarana Komputindo
Jalan
Pemuda No. 55
Medan
15320
Sumatera
Utara
d. Pada
akhir setiap baris, termasuk baris terakhir tidak diperlukan tanda titik,
kecuali apabila digunakan singkatan.
e. Tanda-tanda
baca, seperti garis bawah, huruf kapital yang mencolok, yang tidak bermanfaat
sebaiknya tidak digunakan.
f. Kode
pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu petugas pos dalam
mengirimkan surat tersebut (terutama bila dikirimkan melalui Perum Pos dan
Giro).
7)
Salam Pembuka
Salam
pembuka berguna untuk menbuka pembicaraan dalam surat secara adab. Akan tetapi,
surat yang tidak menggunakan salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam
pembuka digunakan untuk surat-surat yang berisi berita.
8)
Isi Surat
Sebagaimana
karangan yang lain, surat yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu
bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup
·
Bagian Pembuka
Bagian
pembuka berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui berita
pokok yang akan disampaikan melalui surat tersebut. Dalam bagian pembuka sudah
harus disebutkan inti masalah yang akan disampaikan kepada pihak yang dimaksud.
·
Bagian Inti
Bagian
inti surat adalah bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat. Kecuali
surat pengantar, maksud utama pengiriman surat yang sudah disinggung pada
bagian pembuka ditegaskan kembali atau dijelaskan lebih lanjut pada bagian
inti.
·
Bagian Penutup
Bagian
penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih.
Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin
disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya singkat,
tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.
9) Salam
Penutup
Salam
penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam
penutup ini sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib
menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat
berita.
10)
Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Dalam
korespondensi Indonesia, penanda tangan surat adalah orang yang namanya
tercantum dalam surat itu. Pencantuman nama seseorang dan hak untuk
menandatanganinya tentu didasarkan atas kewenangannya dan jabatannya. Apabila
penanda tangan surat itu diwakilkan kepada orang lain, maka harus disebutkan
sebagai atas nama dan nama penanda tangan ditulis jelas di bawahnya. Tidak
boleh nama yang tercantum lain dengan penandatangannya.
11)
Tembusan
Tembusan
digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut
E. Contoh
Surat Perusahaan
PT. ABADI MAKMUR SENTOSA
Nomor : 023 / JULI /X / 2014
Hal : Undangan Rapat
Lampiran : -
Kepada Yth :
Bapak HENGKI KRISTIANTO
Manajer Marketing
PT ABADI MAKMUR SENTOSA
Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya acara peringatan ulang tahun perusahaan, maka bersama ini kami mengundang seluruh Manajer PT ABADI MAKMUR SENTOSA untuk hadir dalam rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Kamis, 24 Maret 2014
Waktu : 10.00 – 12.00 WIB
Tempat : Ruang Serbaguna
Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka Bapak/Ibu dimohon hadir tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Panitia
JOHANNES MASAID
DAFTAR
PUSTAKA
0 komentar:
Posting Komentar